手紙に関するサイトをご紹介

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社外編

●社外宛ビジネス文書の心得●


社外の人に対して送られる社外文書は、大きく分けて、社外向けの社公文書、社外向けの業務文書、顧客向けの業務文書の3種類があり、それぞれの目的によって作成のポイントが異なります。まず、社外向けの社公文書は、会社設立の挨拶状や、新社長就任のお祝い状、冠婚葬祭に関する文書をいい、儀礼的な意味合いが大きいため、形式的な書式に合わせて作成します。次に、社外向けの業務文書は、取引先などに送る業務に関する文書で、注文や依頼、請求、督促などがこれにあたります。この場合は、伝える内容を簡潔に整理して、作成することが重要となります。最後に、顧客向けの業務文書は、商品の問い合わせやクレームへの回答などがこれにあたり、より丁寧な文章が求められます


    ●文書形式の基本●


    ビジネスシーンで使用される文書は、行政府が発行する公的文書が、国際基準に合わせてA4サイズになったのを受け、民間企業においても、A4サイズに統一されるようになりました。
    また、業務文書は、数字やアルファベットを記すことが多いため、横書きが原則とされています。ビジネス文書の場合、あまり長々と何枚も書き連ねると、返って内容が分かりにくくなるため、1枚に収めるのが基本です。なお、文書を郵送する時は、三つ折りにして、大型提携サイズの封筒に入れるのが、一般的です

    ●文書構成の基本●


    社外文書の構成は、文書の種類によって異なりますが、基本的には、件名、前付け、前文、主文、末文の5つによって作成されます。具体的には、まず上部中央に案件名を記し、日付、受信者名、発信者名を記して、「いつ」「誰から」「誰宛へ」の用件であるが分かるようにします。この場合、発信者は、受信者と同等の地位にある人物の名を記すのが基本となります。続いて、頭語、時候の挨拶を書き、主文で通知事項を書きます。最後の末文では、通知事項以外の用件や、結びの挨拶を記して、結語で締めます。

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