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社内編
●社内宛ビジネス文書の心得●
社内文書は、いわば身内の間で交わされる文書であるため、通常の手紙の基本構成とは異なり、前文抜きで記してよいとされています。読んだ側が何について書かれているのかがひと目で分かるよう、簡潔に書くべきとされるわけです。すなわち、社内文書の第一命題は、効率性です。箇条書きにするなど整理して、作成すべきでしょう。その際、ひとつの文節は短く、１案件につき1文書が原則です。
敬語についても、まわりくどくならないよう、最低限にとどめるのが基本です。ただし、あからさまに命令的な文面だと角が立ち、業務がスムーズにいかないこともあるので、あくまで丁寧すぎる表現は避けるという程度で理解してください
●文書形式の基本●
使用する用紙については、企業ごとに書式が決まっていることもあるので、それに合わせるべきですが、通常は、A4サイズの用紙を使い、なるべく1枚に簡潔にまとめて作成すべきとされます。ビジネス文書においては、数字やアルファベットなどを記す場合が多いため、横書きにするのが基本です。読みやすさが求められますので、手書きではなくパソコンで作成するべきでしょう
●文書構成の基本●
社内文書の基本的な構成は、件名、前付け、主文、記書きの4つから成るとされています。すなわち、まず、案件名を記し、提出日、受信者名、発信者名を入れます。いつ誰から誰宛てに、何の用件で送られたのか、ひと目で分かる構成となっているといえます。その後に、主文にて、通知事項の詳細が記され、続いて、状況、理理由、事情説明などが示されます。つまり、まずは結論を記し、その後に、理由などを補足するという形式を取るのが社内文書ということになります。
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